1De uitdaging
Maxifleur gebruikt Exact Online voor finance en boekhouding. Elke webshoporder moet daar aankomen met de juiste klantgegevens, btw, orderregels en betaalmethode. Twee dingen zaten in de weg:
- De API-rate limits van Exact blokkeerden de koppeling op de drukste momenten, zoals kerst en Black Friday.
- Was de limiet bereikt, dan kwamen orders niet meer aan in Exact tot de limiet weer vrijkwam.
- Bundelproducten moesten als aparte orderregels per onderdeel worden geboekt, en dat doet standaardlogica niet.
- Elke vastgelopen sync betekende inhaalwerk voor de boekhouding.
Wat is Exact Online?
Exact Online is een cloudgebaseerd ERP- en boekhoudpakket dat veel wordt gebruikt door het Nederlandse mkb. Zonder automatische koppeling met de webshop betekent elke order handwerk, en het risico op vertraging en fouten groeit mee met het aantal orders.
2Onze aanpak
De koppeling tussen Magento en Exact Online loopt via de xCore-connector. Wij maakten de Magento-kant van die keten robuust: de belasting spreiden, de limieten opvangen en bundels vertalen naar orderregels die Exact begrijpt.
API-calls in een wachtrij
Calls naar Exact worden over de tijd gespreid, zodat de koppeling onder de rate limit blijft, ook als het aantal orders piekt.
Automatische retry
Geeft Exact een rate limit-melding, dan wacht het systeem en probeert het zelf opnieuw. Er gaat geen order verloren.
Bundelmapping
Een mappinglaag vertaalt een Magento-bundel naar aparte orderregels per onderdeel in Exact.
Doorlopend onderhoud
Na platformupdates losten we signature-fouten in de sync op en stopten we onnodige productsynchronisaties die het API-budget opsoupeerden.
3Het resultaat
De koppeling blijft nu draaien in drukke periodes. Orders staan binnen minuten in Exact Online, de btw klopt voor alle EU-landen en de boekhouding hoeft tijdens pieken niet meer in te grijpen.
Samen met de koppeling met het magazijnsysteem Picqer gaan de orders van Maxifleur nu met veel minder handwerk van checkout naar magazijn naar boekhouding.
Lees ook: hoe we Magento, Picqer en Exact Online gelijk houden voor het magazijn van Maxifleur.
?Veelgestelde vragen over Exact Online-koppelingen
Wat zijn de rate limits van Exact Online?
Exact Online beperkt hoeveel API-calls een app per minuut en per dag mag doen. Een webshop met veel orders kan die limieten op piekmomenten raken, waarna de sync pauzeert. Calls spreiden en in een wachtrij zetten voorkomt dat.
Kunnen bundelproducten correct in Exact worden geboekt?
Ja. Een mappinglaag vertaalt een Magento-bundel naar de aparte orderregels die Exact verwacht, zodat voorraad en omzet per onderdeel worden geboekt.
Bouwen jullie de Exact-koppeling zelf?
Dat hangt af van de situatie. Bij Maxifleur loopt de sync via een bestaande connector en bouwden en onderhouden wij de Magento-logica eromheen. Voor andere systemen bouwen we de koppeling als maatwerk module, zoals de Unit4-koppeling voor HOBO hifi.
Kunnen jullie een Exact-koppeling verbeteren die steeds vastloopt?
Ja. We zoeken eerst uit waar het misgaat (rate limits, datamapping of timing) en lossen dat deel op, in plaats van alles te vervangen.
