1De uitdaging
Een order met brilrecept is pas half klaar als de klant betaalt. De glazen moeten nog gemaakt worden. Vóór deze koppeling:
- Ordergegevens moesten met de hand naar het lab.
- Glasnamen in de webshop kwamen niet overeen met de eigen codes van het lab.
- Er was geen overzicht van welke glazen nog in productie waren.
- Fouten in een zending waren achteraf lastig te herstellen.
Op bestelling gemaakt, op webshopsnelheid
Bij producten die op bestelling worden gemaakt, is de webshop pas de eerste stap. De order moet met precies de juiste specificaties bij de productie komen, en de status moet terugkomen, zodat de klantenservice de vraag kan beantwoorden die elke klant stelt: waar is mijn bestelling?
2Onze aanpak
We bouwden een maatwerk exportmodule in Magento die tussen de order en het lab zit, met eerst een validatiestap.
Eerst valideren
Een status ’gevalideerd’ en nieuwe orderstatussen: het team controleert elke order met brilrecept vóór de productie en kan receptwaarden corrigeren in de admin.
Dagelijkse export
Orders gaan één keer per dag naar het lab als CSV met een PDF, inclusief de eigen glascodes van het lab, de productafbeelding en het Magento-ordernummer.
Productieoverzicht
Een overzicht van elke lens in productie, oudste eerst, met orders die uitlopen in rood.
Zendingen en tracking
Glazen worden aan zendingen gekoppeld, per ongeluk toegevoegde items zijn te verwijderen en de trackingcode van de vervoerder staat in het ordergrid.
3Het resultaat
De orders van Wink & See komen nu zonder handwerk bij het lab aan, in het formaat waarmee het lab werkt. Het team heeft één overzicht van alles in productie en ziet direct welke orders uitlopen, zodat de klantenservice statusvragen beantwoordt zonder de leverancier na te bellen.
Een complete handleiding legt het proces van A tot Z uit, voor het team en voor het lab.
Volgende stap: een remake-flow voor glazen die opnieuw gemaakt moeten worden, zodat remakes net zo worden gevolgd als elke andere order.
?Veelgestelde vragen over leverancierskoppelingen
Kan Magento orders automatisch naar een leverancier sturen?
Ja. Een maatwerk export stuurt orders in het formaat dat de leverancier gebruikt, volgens een schema of per order, en haalt statusinformatie terug.
Waarom orders valideren vóór de export?
Bij producten op bestelling is een fout duur. Met een validatiestap vangt het team fouten in brilrecepten of opties af voordat de productie start.
Wat als de leverancier andere productcodes gebruikt?
Dan voegen we een mapping toe, zoals hier met de eigen glasnamen van het lab, zodat de export de codes van de leverancier gebruikt en de webshop zijn eigen codes houdt.
Heeft de leverancier nieuwe software nodig?
Nee. Het lab van Wink & See ontvangt standaard CSV- en PDF-bestanden per e-mail.
