Magento Softwear koppelen? 8 Tips

8-tips

 

Mocht u gebruik maken van het Softwear kassasysteem dan kan het handig zijn om dit te koppelen aan uw Magento webshop.

De belangrijkste redenen om je producten te importeren vanuit Softwear zijn het vermijden van extra data-invoer. Je hoeft de gegevens dan namelijk maar een keer in te voeren, het zorgen dat de voorraad in je webshop up-to-date is en het kunnen verzenden van de webshop orders naar je financiële administratie voor verdere financiële en/of logistieke afhandeling.

Wij maken altijd gebruik van onze koppeling met Magento Softwear.

 

TIP 1:

De input voor de import is vaak een .csv bestand. In alle gevallen is het erg belangrijk te weten wat de bestandsdefinitie is. Alleen een voorbeeldbestand is dus niet voldoende om aan de slag te gaan.

  • Wat is de inhoud van elk veld?
  • Is het een verplicht veld?
  • Wat voor type veld is het (datum, tekst)?
  • Wat is de maximale lengte van het veld (dit zou kunnen conflicteren met Magento)?
  • Is het .csv bestand UTF-8?

We komen regelmatig tegen dat het document dat de definitie beschrijft niet up-to-date is. Om onnodig tijdverlies tegen te gaan dien je zeker te weten dat de informatie correct is.

 

TIP 2:

Een van de uitdagingen in een import is de tijd die Magento nodig heeft om de import te verwerken. Indexeringsprocessen kunnen voor grotere shops een behoorlijke tijd in beslag nemen. Je dient derhalve te bepalen hoeveel producten je wilt importeren en hoe vaak dit dient te gebeuren. Niet alleen het aantal producten, maar ook het aantal websites op je Magento installatie en het aantal categorieën speelt hierin een belangrijke rol. Het is moeilijk aan te geven wat de exacte aantallen zijn, maar ik zou vanaf een productaantal van 10,000 dit punt serieus bekijken.

Denk bij deze stap ook goed na over de hosting. We hebben gezien dat bij sommige hostingpartijen een voorraad update enkele uren in beslag kan nemen, terwijl (met exacte dezelfde code) deze bij een andere partij binnen enkele minuten is afgerond. De performance van de database speelt daarbij een grote rol.

 

TIP 3:

Als de velddefinitie van het importbestand bekend is moet je gaan bepalen aan welke velden deze gekoppeld dienen te worden binnen Magento. Wij maken daar onderscheid tussen de standaard Magento attributen en eventueel nieuw aan te maken product attributen.

Voor elk veld (attribuut) dien je te bepalen of het import proces het veld alleen dient aan te maken (CREATE) of dat bij een volgende import het veld ook ge-update dient te worden (UPDATE).

Een voorbeeld:

Het kan zijn dat uit het kassasysteem de naam van het product wordt overgenomen. Vaak zijn deze productnamen aangemaakt voor ‘intern’ gebruik. Met veel producten kan het een keuze zijn om de namen te importeren als productnaam. Wellicht dat je daarna in Magento de namen mooier wilt maken, meer marketing gericht. In dit geval zou het import script dus alleen eenmalig de naam moeten aanmaken, maar niet meer updaten.

De meeste velden zijn relatief eenvoudig over te nemen (naam, artikelnummer, gewicht e.d.). Over andere velden dien je iets meer na te denken:

  • Status: Als het artikel voor de eerste keer wordt aangemaakt, zet je het product dan meteen aan (enabled)? Of eerst uit, zodat je e.e.a. nog kan verrijken en controleren?
  • Zichtbaarheid (visibility): Moet het product zichtbaar zijn in de catalogus en zoekresultaten? Of wordt het een zgn. Simple product, onderdeel van een configureerbaar product dat je niet zichtbaar wilt tonen?
  • Prijs (price): Krijg je de prijs door inclusief of exclusief BTW? Welk BTW percentage hoort bij het product?
  • Speciale prijs (special price): Waar komen aanbiedingsprijzen vandaan? Maak je die in Magento aan? Of is het externe systeem toch leidend daarin?
  • Meta gegevens: Het kan handig zijn om de META gegevens van de producten direct bij de import aan te maken. Alhoewel dit veld zelden meegegeven wordt in een productfeed, kan je er wel zelf iets moois van maken. Zo kan je bijvoorbeeld tijdens de import bepalen dat de Meta omschrijving opgebouwd dient te worden als:

De [productnaam] van [merk] koopt u voordelig online bij [shopnaam]. Vandaag besteld voor 21:00 is morgen in huis!

 

TIP 4:

Tijdens het import proces kan je direct afbeeldingen koppelen. Wij doen dit vaak aan de hand van een vooraf bepaald syntax. Zo kan het hoofdplaatje bijvoorbeeld de naam [artikelnummer].jpg meekrijgen en vervolgafbeeldingen [artikelnummer_1].jpg

Ook hier dien je weer vooraf te bepalen of je afbeeldingen alleen wilt koppelen bij het aanmaken van het product of dat deze ook ge-update dienen te worden als er een nieuwe afbeelding beschikbaar is.

All-in-one-importer

 

TIP 5:

Idealiter wil je natuurlijk dat een product direct in de juiste categorie van Magento komt. Vaak komen de productgroepen van het aangeleverde bestand niet (exact) overeen met de Magento categorieën in de webshop. Wij lossen dit over het algemeen op door aan het categoriebeheer van Magento een vertaal tabel te hangen die kan bepalen welke categorie uit de feed overeenkomt met de categorie in Magento. Er zijn hierin meerdere variaties mogelijk, zo zou je ook kunnen beslissen om de categorieën aan te maken op basis van de informatie in de feed.

 

TIP 6:

Voor product kenmerken die niet standaard zijn dien je te bepalen wat voor type attribuut het wordt. Denk bijvoorbeeld aan het kenmerk ‘Materiaal’ van een tas. Als je wilt dat het attribuut alleen zichtbaar wordt op de productpagina, dan zou je ervoor kunnen kiezen het een ‘tekst’ attribuut te maken. Wil je echter dat het veld ‘Materiaal’ terugkomt in je filters op de productpagina, dan zal het een type ‘dropdown’ moeten worden. Anders kan je het niet gebruiken in de gelaagde navigatie (layered navigation).

Een attribuut later wijzigen van type is lastig en kost tijd, wees dus zorgvuldig als je deze lijst aanmaakt.

 

TIP 7:

De belangrijkste reden om niet de standaard Magento import te gebruiken is dat deze niet automatisch vanuit Simple products een configureerbaar product kan aanmaken. Een configureerbaar product heb je nodig als je bijvoorbeeld een product verkoopt in verschillende maten & kleuren.  Je wilt de voorraad wel op maat- en kleurniveau bijhouden, maar je wilt deze niet als individuele producten tonen op de webshop.

Je import programma, of script dient te weten welke attributen je wilt gebruiken voor het aanmaken van configureerbare producten. Dit kan soms lastig zijn, sommige producten wil je immers wellicht als individuele kleuren tonen, en andere als 1 product met een maat- en kleur optie.

Ook hier moet je weer goed bepalen of deze stap in het import proces alleen wordt uitgevoerd bij het aanmaken van een product, of ook bij het bijwerken van het product.

 

TIP 8:

Als laatste dien je te bepalen hoe je om wilt gaan met de voorraad van je producten.  Zijn producten te bestellen als ze niet op voorraad zijn? Hoe weet je dat producten helemaal niet meer leverbaar zijn (EOL) en hoe verwerk je dat in je import? Wil je levertijden kunnen tonen als er geen voorraad is?

Als je deze stappen hebt doorlopen dan heb je een goede basis gelegd voor het importeren van producten. Mocht je nog vragen hebben over onze Magento Softwear koppeling of meer informatie wensen, neem dan gerust contact met ons op!